Có khả năng làm việc hiệu quả, và dẫn dắt một đội là rất quan trọng trong thị trường việc làm ngày nay, nơi mà mọi nhân viên được đánh giá chặt chẽ. Làm việc nhóm cũng cần thiết ở trường, thể thao, và các hoạt động nhóm. Làm một nhà lãnh đạo tốt liên quan đến việc lắng nghe và giao tiếp với nhóm của bạn, tôn trọng ý kiến của người khác, và nâng cao tinh thần. Với một thái độ tích cực, một chút tính sáng tạo, và một đầu óc thoáng , bạn có thể trở thành một trưởng nhóm tốt.
Phương thức 1: Thiết lập vai trò của bạn như một trưởng nhóm
1. Thiết lập một hệ thống cấp bậc
Các trưởng nhóm không hiệu quả không chỉ là những người hay có thái độ của kẻ bề trên, và đòi hỏi sự tôn trọng mà chưa thể có được. Họ cũng là những người không thiết lập một thể chế rõ ràng trong nhóm. Nếu bạn là trưởng nhóm, bạn đứng đầu. Bạn có quyền quyết định cuối cùng trong mọi việc và chỉ định vai trò cho nhóm của bạn.
- Tổ chức cuộc họp với nhóm của bạn, nhất là khi bạn mới được bổ nhiệm vị trí trưởng nhóm, hoặc nhóm của bạn mới được thành lập. Trong buổi họp, thảo luận với nhóm của bạn về vai trò của từng người và hãy rõ ràng về việc ai sẽ báo cáo cho ai.
- Vẽ biểu đồ với tên và chức vụ của từng người. Nó nên có một hệ thống cấp bậc thể hiện bạn và vai trò của bạn ở vị trí cao nhất, người nay dưới trướng bạn là ai, vâng vâng.
- Đồng thời hãy thể hiện rõ rằng bạn có ý định tôn trọng vai trò của từng người và hiểu được sự quan trọng của mỗi người đối với sự thành công của nhóm.
2. Dành thời gian để dẫn dắt
Điều này không chỉ có nghĩa là giữ cho sự giao tiếp được thường xuyên và cởi mở, và giúp trả lời các câu hỏi. Nó còn có nghĩa là giúp lấp đầy các khoảng cách, giải quyết các vấn đề, và rằng bạn nên làm việc khó khăn nhất, và thường là dài nhất.
- Một trưởng nhóm tồi sẽ ủy thác các dự án và nhiệm vụ cho người khác và đi về sớm. Một trưởng nhóm tốt sẽ thường xuyên đảm bảo rằng mọi người đang làm việc đúng hướng, gọn gàng, và giúp đỡ nếu có vấn đề gì.
- Hãy sẵn sàng cho nhóm của bạn khi bạn cần. Bạn cũng nên đặt ra ranh giới mà mọi người sẽ tuân theo. Nhóm của bạn nên được bạn chú ý đến nếu có việc cần, nhưng không phải mỗi khi có câu hỏi phát sinh. Sử dụng hệ thống phân cấp của bạn để tạo điều kiện cho một chuỗi các lệnh và đặt ra ranh giới của bạn.
- Thêm vào đó, đặt ranh giới cho cả bạn và nhóm của bạn về khối lượng công việc. Trước khi chấp nhận vị trí trưởng nhóm, hãy thương lượng lại với sếp về khối lượng công việc của bạn để bạn có thời gian hơn cho nhóm của bạn. Sau đó, làm điều tương tự cho nhóm của bạn.
- Là một trưởng nhóm, bạn có thể phải ở lại muộn hơn nhóm của bạn. Đi làm sớm hơn, hoặc thậm chí làm vào cuối tuần. Mục tiêu của bạn là giúp cho cả nhóm khỏi phải làm điều này. Cung cấp cho nhóm của bạn ranh giới về khối lượng công việc để nhóm của bạn không bị choáng ngợp hoặc quá căng thẳng.
3. Dẫn dắt bằng ví dụ
Điều này cũng giống như việc dành thời gian để lãnh đạo. Là một trưởng nhóm, bạn có nhiều đặc quyền hơn, khoản tiền lương lớn hơn, và có thêm 1 hay 2 ngày nghỉ phép, nhưng bạn cũng có nhiều trách nhiệm hơn. Những sai lầm của nhóm bạn là lỗi và trách nhiệm của bạn.
- Đối xử mọi người trong nhóm với sự tôn trọng bình đẳng. Giữ cho sự giao tiếp được cởi mở và trung thực, và cho nhóm của bạn biết rằng bạn luôn có mặt để giải quyết các vấn đề hoặc thực hiện bất kì sự điều chỉnh cần thiết nào giúp mang lại lợi ích cho toàn thể nhóm.
- Hãy tôn trọng các đội khác và người trong các phòng ban khác. Không bao giờ chỉ trích những cá nhân khác hoặc phòng ban khác, đặc biệt là khi ở gần nhóm của bạn. Xét cho cùng, nếu nhóm bạn thấy bạn cư xử theo một cách nhất định, các thành viên sẽ nghĩ rằng có thể cư xử tương tự. Không những các hành vi này thể hiện sự thiếu tôn trọng và không nghiệp, nhưng nó còn gây hại cho bạn.
4. Ủy nhiệm khi thích hợp
Mặc dù công việc của bạn không chỉ là phân công công việc cho người khác, một phần của việc trở thành nhà lãnh đạo giỏi còn là biết khi nào nên giao nhiệm vụ nào đó. Nên rõ ràng về điều mà mọi người phải làm và hoàn thành. Cũng đừng nên trì hoãn. Hãy tin tưởng vào khả năng hoàn thành công việc của nhóm bạn.
- Hãy quyết đoán. Mọi người sẽ nghe theo và tôn trọng bạn nếu như bạn có thể đưa ra các quyết định một cách nhanh chóng và đầy đủ thông tin. Khi bạn chần chừ, nhóm của bạn sẽ nhận thấy, và có thể xem nó như một điểm yếu. Vai trò của bạn là lãnh đạo và đưa ra quyết định, vì vậy hãy chuẩn bị để làm điều đó.
- Nếu bạn đang phải đối mặt với một quyết định có ảnh hưởng đến bất kì bộ phận nào của nhóm, hoặc bạn không có các thông tin cần thiết để đưa ra quyết định, hãy gặp nhóm của bạn. Yêu cầu một báo cáo hoặc cập nhật trình trạng của phần dự án đang cần đến quyết định của bạn. Nói chuyện với nhóm của bạn về các lựa chọn và đón nhận các đầu vào
5. Quản lý dự án, lãnh đạo mọi người
Là một trưởng nhóm tốt, bạn sẽ biết làm thế nào để phân biệt giữa quản lý tất cả các dự án mà nhóm của bạn đang làm và dẫn dắt nhóm để làm những dự án đó. Trong khi bạn cần giám sát tất cả mọi người và tất cả các dự án, bạn nên cho phép nhóm của bạn thực hiện công việc mà mỗi thành viên cần phải làm.
- Việc quản lý thường hướng về nhiệm vụ, giữ tiến độ các cuộc họp và sự kiện, xây dựng và giữ vững lịch trình của mọi người, và cho phép những khoảng thời gian và nhân lực phù hợp để công việc được hoàn thành đúng.
- Việc dẫn dắt nhóm của bạn cần đến sự hỗ trợ và tạo động lực cho các thành viên để hoàn thành nhiệm vụ được giao. Một trưởng nhóm tốt sẽ không quản lý vi mô và chỉ cách làm mọi thứ cho thành viên. Thay vào đó, hãy truyền cảm hứng và động viên thành viên nhóm cống hiến các ý tưởng và phương thức phù hợp nhất cho từng cá nhân.
Phương thức 2: Liên quan đến nhóm của bạn
1. Gầy dựng sự tôn trọng, đừng đòi hỏi nó
Thông thường, vai trò của bạn được đón nhận ở vị trí lãnh đạo. Nó không được giao cho bạn bởi vì bạn có quyền. Hãy nghĩ rằng việc trở thành trưởng nhóm là một vinh dự.
- Mặc dù bạn đang quản lý nhóm bạn, và là cấp cao hơn đối với các thành viên, vị trí của bạn với tư cách trưởng nhóm cần được tôn trọng bởi mọi người trong nhóm.
- Hãy nhận được sự tôn trọng bằng việc trở thành một người tự tin, tài năng trong nhóm. Luôn có thái độ tích cực đối với nhóm của bạn nói chung, và đối với từng người nói riêng. Lắng nghe nhóm của bạn và nhận đầu vào của từng người.
- Bạn đôi lúc sẽ cần trở nên sáng tạo và đưa ra các quyết định trực giác ngay tức thời. Quyết định như thế không phải là điều mà mọi người trong nhóm muốn. Hãy giải thích rõ ràng tại sao bạn đưa ra quyết định ấy, và hỏi về những phản hồi cả nhóm bạn.
- Lắng nghe những gì nhóm của bạn cần nói, và đề cao những ý tưởng hợp ý bạn. Mọi người sẽ sẵn sàng đón nhận vị trí lãnh đạo của bạn hơn khi họ biết mỗi ý kiến đều được đánh giá và ghi nhận.
- Theo sát lịch trình. Nếu nhóm của bạn cảm thấy công việc và lịch trình cá nhân không ăn khớp, hoặc mâu thuẫn, thì sẽ dẫn đến sự ảnh hưởng của tinh thần của cả nhóm và thái độ của họ đối với vai trò lãnh đạo của bạn. Cho mọi người thời gian dành cho cuộc sống cá nhân. Hãy thường xuyên nói về lịch trình hàng tuần, và tổ chức các cuộc họp vào các ngày thứ hai để lên lịch cho tuần đó. Hơn nữa, hãy cho nhóm bạn đủ thời gian để hoàn thành dự án. Nếu bạn làm gián đoạn một phần việc bởi vì có một vấn đề của phần việc khác, điều này sẽ dẫn đến mâu thuẫn. Ngay khi bạn biết cần phải hoàn thành một phần việc nào đó, hãy thông báo cho nhóm của bạn.
- Nếu có một công việc hoặc dự án cấp thiết từ một phòng ban khác hoặc từ cấp trên của bạn, với tư cách là trưởng nhóm, đôi lúc bạn nên từ chối. Bạn nên là hàng phòng ngự đầu cho nhóm của bạn đối với các phòng ban khác.
2. Lắng nghe những người khác
Mặc dù bạn là trưởng nhóm và bạn đưa ra các quyết định, bạn nên lấy những ý tưởng ý kiến của nhóm bạn mỗi khi có thể. Hãy cố gắng kết hợp các ý tưởng này khi có thể. Khuyến khích các đề xuất về cách giải quyết một vấn đề cụ thể hoặc hoàn thành nhiệm vụ.
- Tiếp nhận các đề xuất của mọi người. Khi một người cho bạn một ý tưởng, hãy làm việc về nó. Hãy nghĩ cách cải thiện ý tưởng đó. Một trưởng nhóm tốt sẽ là người biết lắng nghe, không phải chỉ biết nói. Cho nhóm bạn thấy sự linh hoạt của bạn.
- Nếu một người đề xuất một giải pháp hoặc ý tưởng, đừng bỏ qua nó bằng cách nói rằng bạn đã thử phương pháp đó. Câu nói “Vâng, nhưng..” nên được tránh. Thay vì bỏ qua một ý tưởng, hãy nghĩ về nó, có thể hiện tại nó giúp ích dù trước kia thì không.
- Hãy làm rõ ràng mọi thứ với nhóm của bạn. Hỏi những câu hỏi để nhận được nhiều thông tin hơn. Công việc của bạn với vai trò trưởng nhóm không phải là để loại bỏ một ý tưởng không khả thi, mà là giúp nhóm của bạn tìm ra giải pháp.
3. Mọi người đều làm việc và đóng góp hiệu quả
Nếu một số người đang bị tut lại ở sau trong một dự án hoặc một phần việc, hãy giúp họ. Giữ một thái độ tích cực và dành chút thời gian với từng cá nhân để tìm hiểu tại sao lại có vấn đề đó. Phân chia công việc cho tất cả mọi người, không màng đến kĩ năng hoặc trình độ của họ.
- Nếu bạn đang giúp người gặp khó khăn với phần công việc của họ, đừng chỉ diễn tả cách thực hiện. Cách chỉ dẫn nhanh này không chỉ không giúp thành viên học hỏi được gì, mà nó còn làm xuống tinh thần của họ. Không ai muốn cảm thấy mình không có khả năng hoặc không đủ giỏi.
- Luôn tích cực và trân trọng các cơ hội giúp đỡ người khác. Hãy phấn khích khi thành viên trong nhóm của bạn muốn học hỏi và cải thiện. Dẫn dắt họ từng bước để hoàn thành nhiệm vụ. Lập thời gian biểu nếu bạn bận.
4. Khuyến khích nhóm của bạn
Đôi khi, mọi người thường sợ hãi khi thử thứ gì đó, và đây là lúc cần đến người trưởng nhóm. Bạn phải động viên thành viên nhóm bạn. Hãy thể hiện cho nhóm bạn thấy rằng phần việc ấy có thể đạt được, dù nó khó khăn, và hãy thử khiến việc ấy trở nên vui nhộn hơn. Hãy ăn mừng khi có kết quả khả quan nào đó từ phần việc ấy.
- Sự vui vẻ có thể lây lan. Nếu bạn cảm thấy phấn khích, nhóm của bạn cũng có xu hướng trở nên phấn khích về dự án hơn. Nếu nhóm của bạn tôn trọng bạn như một người lãnh đạo, sự phấn khích và động viên của bạn sẽ nuôi dưỡng sự sáng tạo và mong muốn thể hiện tốt của họ.
- Ghi nhận nhóm khi có công việc hoàn thành tốt, dù chỉ là một việc nhỏ. Những lời khen và ghi nhận nhỏ của bạn có thể có công hiệu hơn cả những cái lớn hơn. Cho dù bạn không thể khen thưởng bằng cách tăng lương, sự trân trọng thể hiện qua ngôn ngữ cũng rất có trọng lượng. Nếu nhóm của bạn đang làm việc rất tốt, hãy xem xét đến việc đưa mọi người đi ăn trưa để ghi nhận sự vất vả. Trong buổi ăn trưa, dành thời gian kết nối mọi người trên mức độ cá nhân. Bỏ qua những cuộc bàn luận về công việc. Hãy tìm hiểu xem họ là ai khi họ không phải ở trong văn phòng.
- Một câu “Cảm ơn” đơn giản giúp ích rất nhiều. Dành một hai giây để dừng lại và cảm ơn thành viên trong nhóm để thể hiện rằng bạn là một trưởng nhóm biết quan tâm và luôn dựa vào nhóm.
Phương thức 3: Cung cấp sự hướng dẫn
1. Biết mình đang nói gì
Nếu thành viên trong nhóm cũng cảm thấy bối rối như bạn, làm sao họ biết cần phải làm gì? Là một trưởng nhóm, bạn cần phải tìm hiểu trước, thu thập các thông tin về dự án, và biết giao việc cho ai.
- Tìm hiểu ngoài lề về một chủ đề hoặc dự án để khi đến lúc hướng dẫn cho nhóm thì bạn có đủ kiến thức cần thiết để trả lời các câu hỏi và thảo luận các ý tưởng.
- Hãy chú ý đến nhóm của bạn. Lắng nghe từng thành viên và chú ý đến điểm mạnh và kĩ năng của từng người. Khi phân chia công việc, bạn cần có khả năng giao việc cho đúng người.
- Bằng cách học hỏi những thứ cần biết về nhóm của bạn và các dự án đang làm, bạn có thể cung cấp một thẩm quyền và cho nhóm của bạn công cụ để trở nên năng suất hơn.
2. Tận hưởng khi làm trưởng nhóm
Mặc dù trưởng nhóm cần phải xem xét mọi việc một cách nghiêm túc, không có lý do nào mà bạn lại không được phép vui vẻ. Chỉ cần đừng bị cuốn theo. Hãy cân bằng giữa sự nghiêm túc trong công việc với tinh thần của cả nhóm.
- Đôi lúc, bạn có một ngày tồi tệ. Điều này cũng xảy ra với tất cả mọi người trong nhóm của bạn. Nếu một thành viên đang lạc lối trong công việc hoặc đang căng thẳng, đây là thời khắc cần đến bạn. Hãy sử dụng tính cách tốt đẹp và sự hài hước của bạn để giúp đỡ thành viên trong nhóm. Thỏa luận về thứ đang khiến cho đồng nghiệp của bạn căng thẳng và tìm ra giải pháp
- Giúp đỡ thành viên là phần hào hứng của công việc. Tất cả những khi phải lên kế hoạch, phân chia công việc, và đảm bảo rằng mọi thứ được hoàn thành và đúng với tiêu chí có thể gây choáng ngợp. Vì vậy hãy tận hưởng những lúc bạn có thể giúp đỡ ai đó.
3. Hãy chú ý đến tinh thần
Một nhóm bị xuống tinh thần sẽ khó hoạt động. Bạn nên tạo ra một tinh thần tích cực, giúp các mục tiêu trở nên rõ ràng, thể hiện rằng công việc có thể đạt được. Sẽ không có ai làm việc cho một mục tiêu bất khả thi.
- Nếu tinh thần của một nhóm đang đi xuống, hãy khuyến khích một cuộc nói chuyện mở về lí do cho việc ấy. Nó có thể trở thành vấn đề của toàn công ty nếu như bạn không sửa chữa nhanh chóng. Ít nhất bạn có thể đưa ra các ý tưởng sáng tạo để giúp nhóm của bạn, cho dù là trên cấp độ nhỏ.
- Tạo ra một cuộc họp di chuyển. Không ai thích ngồi trong căn phòng ngột ngạt, bàn bạc về từng chi tiết nhỏ của một dự án. Việc di chuyển có thể giúp lưu thông máu và tạo nên sự rõ ràng, dẫn đến những ý tưởng tuyệt vời. Nếu bạn có thể, hãy cho nhóm của bạn tham gia cuộc họp di chuyển ở ngoài văn phòng, hoặc xuyên văn phòng
- Chơi những trò chơi như một phần thưởng hoặc một cách để brainstorm. Hoặc ném bóng xung quanh trong một cuộc họp bàn luận về các kết quả.
- Đặt ra những mục tiêu lý thú cho cả nhóm và thưởng cho những mục tiêu đó. Bạn có thể có những mục tiêu dự án nhất định, và những mục tiêu của phòng ban mà nhóm bạn cần đạt được, nhưng bạn có thể nghĩ ra một số cái của riêng bạn. Có thể bạn đề ra một mục tiêu rằng nhóm của bạn cần hoàn thành xong một phần công việc đến một ngày nhất định. Nếu nhóm của bạn thành công, bạn sẽ bao nước cho mọi người sau giờ làm, hoặc bạn lên kế hoạch đi khảo sát ở một nơi lý thú nhưng đồng thời có thể giúp ích cho dự án. Điều này không phải luôn có thể xảy ra, nhưng nếu bạn làm việc trong một môi trường sáng tạo, bạn có thể có khả năng dẫn nhóm bạn đi khảo sát để tìm hiểu những thứ liên quan đến công việc.
- Xác định ngay lập tức khi nhận thấy sự căng thẳng. Nếu bạn biết ai đó đang không vui hoặc bực dọc, đừng đợi đến khi tình huống leo thang. Nói chuyện với người đó và làm việc hướng đến giải pháp chung. Đây không chỉ thể hiện rằng bạn đang chú ý họ, mà bạn còn quan tâm đến họ.
