Việc làm việc cá nhân và việc giúp cả nhóm làm việc là 2 việc hoàn toàn khác nhau. Đúng như vậy, chúng đóng vai trò hoàn toàn khác biệt trong hình thức. Khi bạn tập trung vào biểu hiện của cả nhóm, những thành tựu bạn đạt được sẽ bao gồm toàn bộ thành tựu của cả nhóm, và sự thất bại của một cá nhân có thể làm giảm năng suất của cả nhóm.
Với tư cách là một trưởng nhóm, việc giúp đỡ nhóm của bạn là sự phối hợp của việc cân bằng những việc có lợi cho cả nhóm nói riêng cũng như cho cả công ty nói chung; việc này không dễ dàng chút nào, nó là một sự thách thức đầy tiềm năng, và sẽ thử thách những khả năng của bạn.
Phương thức 1: Trở thành một nhà lãnh đạo
1. Thể hiện rằng mình vừa là người quản lý vừa là lãnh đạo của cả nhóm
Bạn cần thể hiện cả 2 vai trò một cách độc lập và hỗ trợ lẫn nhau, để bạn có thể sử dụng những vai trò này như một chất xúc tác để thúc đẩy cả nhóm làm việc tốt nhất. Tiếp cận từng vai trò theo cách sau:
- Lãnh đạo: Tư cách của nhà lãnh đạo là thể hiện những phẩm chất con người mà bạn đã được chấp nhận khi được chọn làm trưởng nhóm. Những phẩm giá mà người lãnh đạo cần có là sự nhận thức về bản thân, khả năng hiểu rõ về động lực của các mối quan hệ rõ ràng, và xem xét đánh giá về mặt tình cảm , kinh tế, và tư cách cá nhân của các mối quan hệ đối với công ty, tổ chức.
- Quản lý: Là một quản lý, bạn cần phải thúc đẩy nhóm đạt được hiệu quả trong từng mục tiêu của công ty. Đây là thứ tự của sự ưu tiên: công ty/ tổ chức, nhóm, và cá nhân
- Về việc cân bằng: là một trưởng nhóm và một nhà quản lý, bạn cần phải thể hiện hiệu quả từng vai trò, và có thể hòa hợp cả 2 khía cạnh dẫn dắt và lãnh đạo trong khuôn khổ của một nhóm. Điều này cần phải được luyện tập – nhưng nó sẽ giúp trong việc đối xử với các thành viên như từng cá nhân – đồng thời giúp tập trung tầm nhìn vào mục đích chung và toàn thể.
2. Đề ra mục tiêu cho cả nhóm
Mọi thành viên tỏng nhóm cần phải hiểu được những mục tiêu ngắn hạn và dài hạn của cả nhóm. Họ nên hiểu được toàn vẹn việc đạt được các mục tiêu, các thành phần của dự án, các deadlines, các tiến trình và quy trình liên quan. Là một trưởng nhóm, bạn có trách nhiệm cho việc đảm bảo rằng tất cả mọi thành viên đều nắm rõ các điều trên. Bạn cần phải đề ra các mục tiêu rõ ràng và giải đáp các thắc mắc và nghi vấn về thời gian để đạt được mục tiêu, đồng thời thường xuyên đảm bảo rằng mọi thứ đều được làm rõ và nắm vững
- Thiết lập một công cụ thịnh hành – để cập nhât tiến trình của mục tiêu trước mắt và dài hạn – đến cho mọi người, và thông báo cho mọi người những deadline gần nhất của công việc.
- Làm rõ các giả định. Hãy làm rõ các giả định của tất cả các bên tham gia, và đặt ra những thông số để làm tiền đề cơ sở cho công việc hoặc dự án, những định dạng yêu cầu của nó, bất kì tiêu chí cụ thể hoặc tiêu chí chung nào, thời hạn hoặc giai đoạn, v. v… Thường thì các giả định khác nhau có thể dẫn người ta đi những con đường khác nhau, đưa đến kết quả là sự thất vọng và mất đi những công sức đã bỏ ra, cũng như mất thời gian. Sẽ tốt hơn nếu dành nhiều thời gian hơn để làm rõ những ý tưởng thay vì lờ đi những nhận thức chưa đúng về kế hoạch.
3. Sử dụng sức mạnh của việc ủy quyền
Sự ủy quyền các trách nhiệm cung cấp cho bạn thời gian và năng lượng của bạn để có thể quản lý nhóm tốt hơn và giám sát công việc của các thành viên thường xuyên. Việc không ủy quyền sẽ khiến bạn bị kiệt sức và kết quả không tốt như mong đợi (thành viên trong nhóm sẽ không nhận thấy có trách nhiệm nếu như họ không đoàn kết). Một số nhà lãnh đạo phạm sai lầm khi nghĩ rằng họ là người có tầm nhìn rộng duy nhất, và việc này khiến họ ngại phân chia công việc. Tuy nhiên, đây là một cách suy nghĩ nguy hiểm và sẽ dẫn đến việc thiếu liền mạch trong một nhóm và một trưởng nhóm bù nhìn. Hãy cân nhắc đến vị trí công việc của bạn và những áp lực với những yêu cầu để hoàn thành tốt mọi việc. Hãy hỏi chính bản thân về việc làm thế nào để bạn có thể phân chia công việc và trao quyền cho một vài thành viên khác thông qua những nguyên tắc về hoàn thành đúng công việc vào mỗi giai đoạn, thời điểm.
- Tập trung vào điểm mạnh của từng thành viên khi giao việc. Nên chia việc hơi nhỉnh hơn khả năng của họ một chút, qua đó họ có được thử thách để phát triển và sẽ đạt được thành quả bởi vì niềm tin của bạn dành cho họ.
4. Biết bạn muốn gì và để cho mọi người biết
Hãy thiết lập một sự tin tưởng tuyệt đối vào những kết quả cần đạt được. Bằng việc nhấn mạnh rõ ràng về thứ bạn đang mong đợi – với những hướng dẫn, tài liệu, thông số, luật lệ – bạn sẽ tạo nên một bản hợp đồng về những kì vọng rõ ràng của bạn cho nhân viên của bạn trên phương diện tâm lý.
- Hãy trả lời kịp thời câu hỏi của các thành viên. Khi bạn giải thích, đừng nghĩ rằng các câu hỏi từ nhóm là một chướng ngại hay sự chia cách. Những câu hỏi chính là một cách tuyệt vời để gợi ra rằng liệu mọi người đã hoàn toàn hiểu về những kì vọng đặt trên họ và bạn có thể hướng dẫn họ thêm thông qua các câu trả lời.
5. Ủy quyền cho các thành viên bằng cách cho họ quyền tự kiểm soát hành động của chính mình
Giúp thành viên trong nhóm bạn hiểu rằng họ sẽ được tín nhiệm để đưa ra những ý kiến đánh giá của họ về những quyết định về giải pháp và khi cân nhắc giữa các đề xuất. Hãy nhận diện những điều kiện cần có trong những đề xuất để họ biết được những chi tiết và những cách tư duy ban đầu bạn đang mong muốn. Cởi mở với quy trình suy nghĩ và giải quyết vấn đề sẽ giúp thành viên được tự do suy nghĩ dựa trên các thông số và có thể tìm ra được giải pháp tối ưu hơn những đề xuất cũ. Nó đồng thời giúp các thành viên cảm thấy được ủy quyền và họ đang không chỉ đóng góp trong một phạm vi nhỏ.
- Hãy đặt ra nhiều câu hỏi. Đó như là một phần của việc ủy quyền cho nhóm, hãy hỏi các thành viên về những ý kiến của họ. Hãy hỏi họ những câu hỏi như: “Đề xuất của bạn là gì? Cách bạn sẽ giải quyết vấn đề này là gì?” hoặc “Bạn sẽ áp dụng chính sách này như thế nào?”. Hãy tạo một thói quen hỏi về những ý tưởng của họ ở mỗi giai đoạn của dự án, và tập trung chú ý vào phản hồi của họ. Dĩ nhiên không phải ý tưởng nào cũng thành công và không phải thứ gì mà họ đề xuất đều đáng tin, nhưng một thái độ lắng nghe với tư tưởng rộng mở sẽ đảm bảo rằng thành viên trong nhóm sẽ cảm thấy được trân trọng.
6. Ghi nhận công lao cá nhân khi cần thiết
Hãy đưa ra sự ghi nhận cho các thành viên bởi sự đóng góp của họ, và hãy thường xuyên làm việc này hơn thay vì chờ đến phút cuối (thậm chí sẽ không có “phút cuối” nếu như nhân viên bỏ đi mà không báo trước).
- Đừng để cho nhân viên suy nghĩ rằng bạn đang lợi dụng họ cho danh tiếng của bản thân, hoặc bạn được hưởng lợi khi khiến cho cấp trên nghĩ rằng tất cả những ý tưởng hay nhất là của bạn.
- Hãy ghi nhận sự cống hiến của từng thành viên một cách cởi mở trong một nhóm và với toàn thể công ty, nhất là giữa các thành viên khác.
Phương thức 2: Hỗ trợ nhóm của bạn
1. Cung cấp công cụ họ cần
Bạn không thể thắng được trận chiến với dàn pháo thủ kém. Cung cấp cho họ nguồn cung cần thiết – bao gồm thời gian và nhân sự – và những thông tin liên quan và cần thiết, trên giấy hoặc trên mạng, để đảm bảo rằng mỗi thành viên đều có khả năng hoàn thành phần việc của mình trong dự án. Không gì khiến người ta khó chịu hơn khi phải làm việc trong tình trạng thiếu thông tin, công cụ và dữ liệu cần thiết.
2. Đảm bảo rằng bạn luôn sẵn sàng với vai trò trưởng nhóm cho các ý tưởng đột xuất, những câu hỏi, và cả những lời phàn nàn
Hãy luôn để cửa mở, hãy luôn sẵn sàng với tư cách là quản lý những lúc cần phải đưa ra thông tin và phản hồi cho tổ chức.
3. Cung cấp một sự thiết lập để thành công
Lên thời gian cho buổi trình bày và xem xét lại toàn bộ công việc đã hoàn thành được trong các giai đoạn. Cho mỗi nhân viên cơ hội để thuyết trình một cách hiệu quả về phần việc của họ.
Phương thức 3: Đảm bảo chất lượng
1. Giám sát và đánh giá liên tục các tiến trình, dựa trên một những tiến trình rõ ràng và đã được đưa ra từ trước, để mọi thành viên biết được điều cần làm
2. Nêu những câu hỏi một cách tôn trọng và đưa ra các phản hồi tích cực, nhận biết tiến trình, xem xét các điểm chuẩn của sự thành công tính đến thời điểm hiện tại
3. Khuyến nghị những cải tiến và nhận diện các bước tiếp theo để hoàn thành công việc – hãy nhìn xa hơn hiện tại, nhất là khi nhóm của bạn đang thực hiện một tiến trình, theo tháng, theo quý, và theo năm
4. Khởi tạo và đặt lại những mục tiêu trước khi bước vào một giai đoạn mới:
Một năm tài chính mới, những thị trường mới, những sản phẩm mới – tập trung vào vai trò của bạn với tư cách là nhà lãnh đấọ, nhà quản lý, và nhóm của bạn.
