Làm thế nào để học cách quản lý nhân sự?

Xin chúc mừng! Bạn cuối cùng đã được thăng chức vào vị trí mà bạn hằng muốn, và giờ bạn là một quản lý. Nếu đây là lần đầu bạn đặt chân vào lĩnh vực này, bạn có thể sẽ cảm thấy lo lắng. Cảm xúc ấy có thể hiểu được, phổ biến, và trên thực tế, là điều tất nhiên. Việc này sẽ rất khác với những gì bạn từng làm trước đây. Tuy nhiên, hầu hết những nhà quản lý đều học bằng cách thực hành, vậy nên không có cách học hỏi nào tốt hơn ngoài chính công việc. Chuẩn bị cho việc thuyên chuyển này bằng việc học hỏi những thứ bạn cần biết và đừng quên quản lý quỹ thời gian của bạn.

Phần 1: Chuẩn bị cho sự thuyên chuyển

1. Học hỏi cách quản lý mà bạn đã được tiếp xúc

Hãy nghĩ về những người quản lý trong sự nghiệp của bạn. Phong cách của người nào có hiệu quả, và người nào không? Quản lý nào đã làm tốt công việc huấn luyện và quản lý mọi người? Nếu bạn vẫn còn giữ liên lạc với một người nào, hãy tạo một cuộc hẹn gặp. Hỏi họ về những thắc mắc của bạn.

• Đừng mong đợi người khác đưa cho bạn bí quyết trở thành nhà quản lý tài ba. Việc trở thành nhà quản lý giỏi cần có thời gian, nỗ lực và kinh nghiệm.

2. Hỏi bộ phận Nhân sự về các khóa đào tạo hiện có

Bạn sẽ đóng rất nhiều vai trò với tư cách quản lý. Đột nhiên, bạn có thể chịu trách nhiệm cho việc ký tên các timesheets, thuê nhân viên, và đánh giá hiệu suất. Hãy hỏi bộ phận Nhân sự nếu có sẵn các khóa đào tạo để bạn có thể học hỏi về việc đảm đương công việc.

• Hãy nhận thấy rằng bạn sẽ học tập nhiều hơn qua kinh nghiệm thay vì đào tạo bài bản. Cách tốt nhất để học quản lý người khác chính là sắn tay áo và bắt đầu làm việc.

3. Đọc các sách về việc trở thành quản lý

Có một núi văn học về việc quản lý người khác. Việc đọc sách về chủ đề này có thể giúp bạn hiểu về kinh nghiệm của người khác và làm thế nào để bạn phác họa một phong cách quản lý phù hợp với bạn nhất. Hãy đến nhà sách hoặc thư viện và chọn một số cuốn sau đây:

• The one minute manager – Blanchard and Johnson
• The seven habits of highly effective people – Covey
• The 21 irrefutable laws of leadership – Maxwell
• How to win friends and influence people – Carnegie

4. Học các khóa về quản lý

Liên hệ với các trường cao đẳng hoặc đại học lân cận để xem xét các cơ hội. Các khóa học quản lý thông thường bao gồm các chủ đề như hành vi tổ chức, quan hệ giữa quản lý – lao động, và quản lý các doanh nghiệp nhỏ. Bạn có thể hỏi cấp trên của bạn liệu công ty sẽ cung cấp chi phí liên quan đến các khóa học này hay không.

• Nếu bạn không có bằng phổ thông, bạn có thể đi theo hướng cử nhân trong quản lý kinh doanh. Nếu bạn đã có bằng 4-năm, hãy xem xét kiếm bằng thạc sĩ về quản trị kinh doanh (MBA).

5. Nghĩ về bản thân như một nhà lãnh đạo

Là một nhà quản lý, bây giờ bạn đã có một nhận diện chuyên môn mới. Thay vì là một người đóng góp cá nhân với sự tập trung hạn hẹp, bây giờ bạn cần phải nhận ra bạn chịu trách nhiệm cho sự thiết lập thời gian biểu của cả nhóm. Bây giờ bạn là lãnh đạo, không chỉ là nhân viên làm công.

• Bạn cũng không phải là đồng nghiệp với đồng nghiệp cũ của bạn. Một số đồng nghiệp cũ của bạn có thể sẽ ganh tị với vị trí công việc mới của bạn, nhưng hãy nhớ rằng mục tiêu của bạn không phải làm bạn thân với nhóm của bạn. Mặc dù bạn không cần thiết phải trở nên lãnh cảm, bạn nên giữ khoảng cách với những cuộc tám chuyện.

6. Tìm một người hướng dẫn

Một người hướng dẫn có thể giúp trả lời những câu hỏi của bạn. Họ có thể giúp nâng tầm vóc của bạn trong mắt các cấp quản lý cao hơn. Nó thể hiện sự trưởng thành khi có một người hướng dẫn, và họ đồng thời là một nguồn tài nguyên to lớn.

• Một người hướng dẫn nên là người có cấp bậc cao hơn. Ví dụ, nếu bạn vừa có được vị trí trong ngân khố, bạn có thể sẽ muốn Giám đốc tài chính là người hướng dẫn của bạn
• Rất nhiều người cảm thấy không thoải mái khi nhờ người khác làm hướng dẫn của mình. Tuy nhiên, mối quan hệ người hướng dẫn – người được hướng dẫn thường được hình thành một cách tự nhiên. Hãy tìm lấy sự hứng thú trong những việc mà người có thể là hướng dẫn của bạn đang làm. Hãy đề nghị giúp đỡ mời họ bữa trưa. Nếu có một sự kết nối, họ sẽ tình nguyện giúp đỡ bạn. Nếu không, thì bạn có thể sẽ phải nhờ họ trực tiếp.

7. Thuê một huấn luyện viên kinh doanh

Nhiều nhà điều hành thuê các huấn luyện viên, nhưng các nhà quản lý cũng có thể làm điều tương tự. Một huấn luyện viên là một người có nhiều kinh nghiệm, với mục đích giúp đỡ bạn phát triển một phong cách quản lý của riêng bạn.

• Bạn cần phải trả tiền cho họ, vậy nên hãy xem liệu bạn có thể chi trả hay không. Chi phí sẽ phụ thuộc vào tùy nơi, nhưng bạn có thể dự phòng rằng sẽ ít nhất khoảng 50 đô một giờ.
• Bạn có thể tìm các huấn luyện viên kinh doanh trên mạng và các trang web như LinkedIn. Hãy google tên người huấn luyện để xem độ nổi tiếng của họ.

Phần 2: Giao tiếp với nhóm của bạn

1. Hãy tìm hiểu về nhóm của bạn

Bạn sẽ không thể quản lý nhóm cho đến khi bạn học hỏi được nhiều hơn về từng thành viên trong nhóm. Ban cần biết điểm mạnh và điểm yếu của họ, cũng như những điều gì tạo động lực cho họ. Có rất nhiều cách lịch sự cũng như đời thường hơn để hiểu về nhóm.

• Hãy đọc các đánh giá về nhân viên. Chúng có thể nhận diện điểm mạnh và điểm yếu của từng nhân viên
• Ngừng lại và nói chuyện. Một ưu điểm của việc đến sớm nhất và về trễ nhất đó chính là bạn có nhiều thời gian nói chuyện một cách thân thiện với mọi người. Hỏi họ về tiến độ công việc của họ và liệu họ có cần giúp về vấn đề nào không
• Chủ trì một buổi ăn tối cùng nhóm mỗi tháng một lần, và khuyến khích họ mang theo nửa kia của họ. Hãy quan sát. Việc mọi người thoải mái tương tác có thể thể hiện rất nhiều về những động lực của họ trong cuộc sống

2. Tạo các cuộc họp thường xuyên với nhóm của bạn

Bạn cần phải thiết lập một phong cách giao tiếp. Tuy nhiên, bạn không thể ngay lập tức biết được điều gì phù hợp với nhóm của bạn. Tại các buổi họp hàng tuần, hãy chú ý đến cách phản hồi của nhóm bạn. Một số thành viên có thể ghét các buổi họp và thích giao tiếp qua email hơn. Bạn cần phải điều khiển phong cách quản lý của mình theo các thành viên trong nhóm, điều này có nghĩa tổ chức các buổi họp một đối một với từng thành viên để xem tiến triển của mọi việc.

3. Học cách đưa ra các phản hồi hữu ích

Đưa ra phản hồi là một nghệ thuật, và cách duy nhất để học là luyện tập. Hãy đảm bảo rằng phản hồi của bạn có sự cụ thể và khả thi vừa đủ. Bạn không những muốn tăng tự tin cho người khác, mà còn muốn các thành viên biết họ cần làm gì trong các tình huống xảy đến trong tương lai.

• Sử dụng “tôi” thay vì “bạn”. “Tôi nghĩ sẽ hiệu quả hơn nếu lắng nghe khi khách hàng phàn nàn” sẽ tốt hơn là “Bạn chỉ làm mọi việc tệ đi nếu tranh cãi với khách hàng”
• Các phản hồi của bạn nên tập trung vào những giải pháp có thể thực thi. Đưa ra các bước vững chắc cho nhân viên làm theo.

4. Luyện tập lắng nghe

Những nhà quản lý chưa có kinh nghiệm có thể nghĩ rằng họ cần phải có hết tất cả các câu trả lời, nhưng việc lắng nghe rất quan trọng. Tham gia vào hoạt động của nhóm càng nhiều càng tốt. Hỏi xem những ý tưởng của họ để giải quyết vấn đề là gì, và thực thi những cái có lý. Hãy nhớ ghi nhận công lao ấy khi đến phần ghi nhận.

• Lắng nghe một cách chủ động đòi hỏi bạn cần phải đối mặt với thành viên trong nhóm, và cho họ sự chú ý toàn diện của bạn.
• Đừng phán xét. Nếu như bạn ngay lập tức dập tắt các ý tưởng, nhóm của bạn sẽ ngại chia sẻ với bạn trong tương lai

Phần 3: Làm việc hiệu quả với nhóm của bạn

1. Nhận diện xem nhóm bạn hòa hợp với tổ chức như thế nào

Mỗi nhóm cần có mục tiêu, và tinh thần của cả công ty sẽ bị ảnh hưởng nếu như nhóm của bạn không biết cần phải làm gì. Tuy nhiên, những người quản lý chưa có kinh nghiệm thường không rõ về những mục tiêu mà họ nên có. Bạn cần phải nói chuyện với các cấp trên trong công ty. Hãy hỏi nhóm của bạn đóng vai trò nào trong toàn thể công ty.

2. Giúp nhân viên ưu tiên công việc của họ

Các nhóm thành công có rất nhiều công việc, và thành viên trong nhóm có thể không biết nên hoàn thành việc nào trước. Là một quản lý, bạn có tầm nhìn bao quát hơn. Hãy hướng dẫn nhóm của bạn về phần việc nào nên được hoàn thành trước. Phổ biến thông tin này bằng việc thông báo miệng và gửi thêm email để đạt được hiệu quả cao nhất.

3. Giao quyền cho nhóm của bạn

Hầu hết các nhà quản lý mới cảm thấy khó khăn trong việc giao quyền vì họ chưa thể tin tưởng các thành viên trong nhóm. Tuy nhiên, bạn sẽ nhanh chóng kiệt sức nếu như không bàn giao. Cách tốt nhất để bàn giao công việc là gì? Hãy bắt đầu từ từ. Hãy giao cho nhân viên các nhiệm vụ nhỏ và xem ai hoàn thành tốt nhất. Hãy bàn giao cho những người thường xuyên có những kết quả tốt nhất.

4. Thừa nhận khi bạn mắc lỗi

Bạn không cần thể hiện rằng bạn không thể bị tổn thương. Điều này có thể khó chấp nhận lúc đầu, nhất là khi bạn đang thấy không đảm bảo lắm với chức vị quản lý mới của bạn. Tuy nhiên, nhóm của bạn sẽ học được rằng sẽ ổn thôi khi thú nhận rằng họ sai và yêu cầu được giúp đỡ.

5. Khen thưởng những biểu hiện xuất sắc

Có rất nhiều cách khen thưởng – tiền chỉ là một phần (mặc dù đây là cách thường được sử dụng). Phần thưởng nên tương xứng với biểu hiện xuất sắc. Tuy nhiên, bạn cần xem xét điều gì phù hợp nhất cho nhân viên của bạn. Tham khảo các điều sau đây:

• Để khen thưởng một biểu hiên xuất sắc một lần, bạn có thể viết một lá thư cảm ơn chân thành. Nói với nhân viên của bạn về thứ mà họ đã làm tốt và cảm ơn họ vì những nỗ lực của họ
• Khen thưởng vào những buổi họp nhân viên bằng việc đề cao người đã bỏ ra nhiều công sức. Tuy nhiên, một số nhân viên không thích được khen thưởng trực tiếp, vậy nên hãy chú ý về cách họ phản hồi và tránh lặp lại trong tương lai
• Để khen thưởng biểu hiện xuất sắc và thường xuyên bạn có thể nêu tên nhân viên của  tháng hoặc đưa ra một sự ghi nhận, qua việc tặng một món quà, chẳng hạn như thẻ quà tặng

6. Học cách trở nên kỉ luật một cách thích hợp

Chắc chắn sẽ có những lần bạn cần phải sửa chữa các hành vi. Công ty của bạn nên có một chính sách kỉ luật mà bạn cần tuân theo. Ví dụ, một số công ty sử dụng kỉ luật tăng tiến: bạn bắt đầu bằng việc cảnh cáo bằng lời, sau đó là cảnh cáo bằng văn bản, và tiếp theo là các kỉ luật nghiêm khắc hơn. Hãy hỏi bộ phận nhân sự về các chính sách và chấp hành theo đúng.

• Tôn trọng kỉ luật tốt hơn việc trừng phạt. Nó cũng đồng thời cho bạn một cơ hội can thiệp vào hành vi của nhân viên. Nếu cần thiết, hãy hướng họ theo chương trình trợ giúp nhân viên (EAP), nơi họ có thể tìm sự trợ giúp về vấn đề nghiện ngập, vấn đề tài chính, và các vấn đề về mối quan hệ.

7. Học từ những lỗi lầm của bạn

Khi nơi làm việc là lớp học của bạn, bạn nên nhận được các phản hồi tức thời về các điểm yếu về quản lý của bạn: bạn không thể đạt được mục tiêu của nhóm, nhân viên quay lưng với bạn, vâng vâng. Dành thời gian để xem lại về những việc bạn làm sai, nếu có. Dựa vào người hướng dẫn hoặc huấn luyện viên của bạn để giúp bạn hiểu rõ về các mặt cần khắc phục.

https://www.wikihow.com/Learn-to-Manage-People