1.
Mình hay bị “dị ứng” với những người hay than vãn bận rộn và những bạn quá chi li, chi tiết trong công việc. Cứ đụng đến các bạn ấy là thấy lôi ra 1 cái file excel đầy những công việc chi chít, trong đó phân công đủ thứ nhân sự cho từng việc.
Mình cứ cảm thấy có gì đó sai sai khi bản thân nghĩ như thế. Cố gắng nghĩ là chắc do không hợp nhau về tác phong, phương pháp làm việc, nhưng gần đây khi quay lại làm việc sâu hơn với từng nhân viên, mình chợt hiểu rõ hơn về lý do mình có cảm giác “dị ứng” đó.
Bài này thử lý giải hai cái dị ứng này trên góc độ phân tích công việc và phân công công việc.
2.
Hãy thử xem xét 1 ví dụ:
Sếp yêu cầu: “Tổ chức 1 buổi nói chuyện với các SV đang bị tạm dừng học tập”
Sếp bé triển khai: Lập ra 1 kế hoạch cho việc này bao gồm các công việc:
- Lên danh sách sinh viên – Anh A làm
- Viết thông báo và trình ký – Chị B làm
- Dán thông báo trên các bảng tin – Chị B
- Đăng thông báo trên các group facebook – Anh H
- Gửi email cho sinh viên – Chị B
- Gọi điện cho sinh viên – Chị C
- Đăng ký hội trường – Chị C
- Chuẩn bị các vật dụng cho buổi nói chuyện: Anh H
- Phân công nhân sự thực hiện các công việc trên: Sếp bé
- Kiểm soát: Sếp bé
Thoạt nhìn list công việc và phân công có vẻ rất hay, rất hợp lý, khoa học. Nhưng thực tế thì sao? Chia việc kiểu này có những khiếm khuyết căn bản:
- Làm cho 1 công việc lớn bị phân chia vụn thành nhiều công việc nhỏ. Mỗi người tham gia công việc nhỏ đôi khi không biết thực hiện nó để làm gì. Nhiều khi thực hiện công việc nhỏ xong thì công việc lớn cũng chưa chắc hoàn thành. Vì sao? Vì có thể có rất nhiều việc dư không cần thiết. Chẳng hạn nếu giỏi thì chỉ cần 1 thông báo đã có thể tập hợp được sinh viên, thậm chí không cần thông báo mà vẫn làm được. Nếu thế thì tất cả những việc khác như gọi điện, soạn thông báo, post face… đều là các công việc dư thừa. Mặt khác nhiều khi liệt kê quá nhiều việc lại lạc lối, làm cho dù làm hết những việc này cũng không đi đến đích.
- Mặt khác khi chia việc như thế tính sáng tạo đã hoàn toàn bị triệt tiêu. Các nhân viên chỉ làm cái việc vụn vặt được giao, mất khả năng tự tổ chức và trở nên thụ động. Người sếp trở thành người kiểm soát mọi chuyện. Họ tưởng đó làm kiểm soát, nhưng thực ra nó chỉ làm mọi người ngột ngạt chứ không làm cho công việc đạt đến kết quả cuối cùng.
- Nhân viên làm việc với sếp loại này sẽ không thể phát triển được, không có không gian phát triển, luôn bị kiểm soát.
- Một việc nhỏ như tổ chức họp với sinh viên mà được chia thành 9-10 công việc con, rồi phân cho 4-5 người thực hiện, thì làm gì mà chẳng kém hiệu quả và tẻ nhạt?
- Cứ chia kiểu như thế nên nếu hỏi đến công việc thì ai cũng kể lể ra mình có nhiều việc lắm, nhưng thực ra chẳng việc nào dẫn đến kết quả cụ thể là KPI mà tổ chức kỳ vọng. Thế nên, bận, nhiều việc mà vô nghĩa.
3.
Một lý do khác của bận rộn còn là do nhân viên kém kỹ năng, làm ra những công việc trung gian, dư thừa, hay tạo ra các sản phẩm lỗi. Ví dụ: nhân viên soạn 1 văn bản, khi trình ký thì sai phải sửa lại, và quá trình đó đôi khi quay 2-3 vòng. Như vậy họ đã tiêu tốn 2-3 lần thời gian của các bên (nhân viên và sếp), mà bản chất là phí phạm.
Do vậy khi làm việc, các nhân viên tốt là nhân viên có thể tạo ra các sản phẩm hoàn chỉnh ngay từ lần đầu (do rigth the first time).
4.
Vậy phân công công việc thế nào? Có phải chăng không lên kế hoạch?
Không phải như thế, nhưng kế hoạch không nên chi tiết đến mức của các công việc nhỏ nhặt như thế. Cái gọi là kế hoạch ở (2) chỉ nên là check list của 1 cá nhân. Và công việc đó chỉ cần giao 1 cá nhân thực hiện là đủ.
Hãy giao cho các nhân viên các công việc với kết quả cụ thể cần đạt, thay vì liệt kê các công việc nhỏ cần thực hiện. Hãy cho họ không gian để làm việc và sáng tạo.
Khi giao việc cho nhân viên, mình luôn nói:
- Đây là kết quả mà mình muốn có? Ví dụ: tuần sau, thứ 6, mình muốn họp với tất cả sinh viên.
- Nếu là nhân viên mới, hay công việc phức tạp, mình sẽ hỏi: em có nghĩ ra cách làm không? Và mình có thể gợi ý 1-2 -3 bước để thực hiện, nhưng cũng sẽ luôn nhấn mạnh 2 ý: kết quả cuối cùng (bottom line) cần đạt được và em có quyền chủ động thực hiện miễn đạt kết quả.
- Và cuối cùng mình luôn nói, nếu có trục trặc thì phải trao đổi sớm để tìm phương án giải quyết, không thể chờ đến phút cuối không hoàn thành thì lý do này nọ.
Thế nên, hãy xem lại công việc của bạn, nếu thấy nhiều việc mà không có kết quả thì cẩn thận bạn đang lạc lối chứ chưa chắc là bạn đã hiệu quả.
Dzung Vu
