Cho dù bạn đang là sếp, hoặc là một nhà quản lý đang muốn gây ấn tượng với sếp, sẽ luôn hữu ích nếu bạn biết thêm một số phương pháp thúc đẩy năng suất làm việc của nhân viên. Một trong những cách tốt nhất chính là hướng nhân viên đến sự thành công, cũng như giảm bớt những sự phân tâm, cũng như những thứ làm giảm năng suất. Hơn nữa, đây cũng rất quan trọng để tạo động lực để nhân viên giữ được sự vui vẻ khi làm việc.
Phương pháp 1: Thúc đẩy nhân viên năng suất hơn
1. Cung cấp đầy đủ thông tin cho nhân viên
Cách tuyệt vời nhất để thúc đẩy năng suất của nhân viên chính là cung cấp cho họ đầy đủ thông tin họ cần để đảm bảo được các trách nhiệm cá nhân. Hơn nữa, khi nhân viên tiếp cận được càng nhiều thông tin, sẽ càng dễ hơn để họ tự đưa ra quyết định. Điều này sẽ giúp tăng năng suất của cả nhóm.
- Với tư cách là sếp hoặc là nhà quản lý, bạn có thể có nhiều kinh nghiệm hoặc đã được huấn luyện về các phương thức cũng như lý do hoạt động của công ty. Bằng cách chia sẻ những thông tin này đến nhân viên của bạn, họ sẽ không chỉ hoàn thành công việc tốt hơn, mà còn bớt trông cậy vào bạn hơn.
- Nói một cách ngắn gọn, hãy thể hiện rõ ràng các mục tiêu cho từng vị trí công việc của mỗi người, cũng như họ cần làm gì để hoàn thành công việc.
2. Phản hồi cho nhân viên nhanh chóng và chính xác
Việc cung cấp cho nhân viên những thông tin hỗ trợ là điều rất quan trọng mỗi khi nhân viên có những thắc mắc hoặc lo ngại. Dù cho những câu hỏi này được đặt trực tiếp, hoặc bạn tự nhận thấy rằng nhân viên đang không chắc chắn với một số vấn đề, hãy đưa ra trợ giúp với những thông tin hỗ trợ càng nhanh càng tốt.
3. Đừng cản trở họ
Bằng cách cung cấp thêm thông tin về điều bạn cần họ hoàn thành và cho phép họ tự do áp dụng phương pháp cá nhân, họ có thể thậm chí tìm ra được những phương thức hiệu quả hơn cho một số công đoạn nhất định. Nói một cách ngắn gọn, đừng ép buộc họ phải làm theo chính xác những chỉ dẫn của bạn, miễn là họ vẫn hoàn thành công việc theo đúng mục tiêu bạn đề ra.
- Hãy nhớ rằng họ không làm việc cho bạn. Họ làm cho công ty.
4. Mở rộng quyền tự chủ của nhân viên khi họ có thêm kinh nghiệm
Để chắc chắn, bạn sẽ muốn thường xuyên kiểm ra những nhân viên mới. VÍ dụ, hãy hỏi họ xem họ cảm thấy thế nào về vị trí của mình, và liệu họ có bất cứ câu hỏi nào về những yêu cầu về năng lực của họ. Tuy nhiên, một khi họ đã thể hiện được rằng họ có khả năng đáp ứng các yêu cầu của bạn, hãy cho họ không gian riêng không bị quấy rầy để làm việc.
5. Thường xuyên họp cá nhân
Dựa vào việc kinh doanh của bạn, hãy cân nhắc việc cho các nhân viên báo cáo cho bạn về những công việc hiện tại của họ hàng tuần hoặc hàng tháng, từng người một, đối mặt với bạn. Điều này sẽ cho bạn cơ hội để hướng dẫn cá nhân, nhưng vẫn cho họ được tập trung vào việc hoàn thành công việc của họ.
- Khi bạn đưa ra lời khuyên, hãy càng cụ thể và thiết thực càng tốt. Ví dụ, việc nói những câu đại loại như, “Có vẻ như nếu chúng ta phân tích theo hướng này thì công việc sẽ chạy êm hơn. Hãy thử cách áp dụng này trước một thời gian, để xem liệu kết quả có ổn hay không.”
Phương pháp 2: Giải quyết các rào cản tiềm ẩn gây ảnh hưởng đến năng suất
1. Giảm thiểu sự tương tác điện tử không cần thiết
Hoặc nói cách khác, đừng lang thang trên mạng. Mọi người luôn luôn bị xao nhãng bởi điện thoại. Một phần gây nên điều này là bởi vì mọi người thường xuyên cần sử dụng điện thoại để làm việc. Một cách tốt để giảm thiểu những sự chia trí này là giảm tần suất sử dụng chúng.
- Nếu e-mail hoặc tin nhắn nào không khẩn cấp lắm thì đừng gửi. Thay vào đó, hãy tạo nên danh sách các việc bạn cần nêu lên hoặc để nhắc nhở nhân viên, và gửi chúng vào các e-mail hàng tuần.
- Thêm vào đó, hãy đưa ra những luật lệ về sự phân tâm bởi điện tử. Hãy đảm bảo rằng mọi người biết được hậu quả của việc nhắn tin khi không được phép, và hãy quyết đoán khi kỉ luật những trường hợp sai phạm.
2. Hãy dẹp những thứ không cần thiết
Bên cạnh những e-mail không cần thiết, có rất nhiều những quy tắc trong kinh doanh thật sự không hữu ích. Thật ra, những nhân viên của bạn sẽ rất sẵn lòng chỉ ra những điểm ấy. Và khi họ chỉ ra, đừng đưa ra nhận xét như “Đây là điều bình thường ai cũng làm”. Thay vào đó, hãy để tâm đến lời nhận xét của nhân viên ấy khi họ cho rằng điều đó không hề hiệu quả.
- Ví dụ, có điều nào mà bạn yêu cầu nhân viên làm trong khi bản thân thì lại không? Có điều gì bạn cảm thấy không giúp ích lắm khi giao cho nhân viên làm? Rất có khả năng bạn có thể giảm bớt một số thứ mà nhân viên đang phải làm, giúp mọi người sẽ cảm thấy thoải mái hơn.
3. Đưa ra sự giúp đỡ
Việc giúp đỡ nhân viên làm các công đoạn đơn giản thường ngày có thể cải thiện năng suất làm việc theo nhiều cách. Thể hiện rõ nhất la, nếu ai đó đang ngập trong rất nhiều việc cần làm, sự trợ giúp có thể giúp họ được rất nhiều. Hơn nữa, việc ngồi xuống là hoàn thành chung một công việc với ai đó có thể cho bạn cơ hội để làm việc đối mặt với nhân viên, đồng thời tăng thêm thiện cảm.
- Hãy nói những câu như “Dwight, tôi thấy bạn nhận được nhiều đơn đặt hàng hơn thường ngày. Bạn có phiền không nếu tôi giúp bạn in hóa đơn là dán nhãn một vài thùng cho bạn?”
4. Hãy quan tâm đến cảm xúc của nhân viên
Những cảm xúc hiện tại của nhân viên có ảnh hưởng lớn đến khả năng tập trung và làm việc hiệu quả của họ. Các nhà khoa học ngày càng tìm ra nhiều bằng chứng hơn cho mối liên hệ giữa năng suất và sự hạnh phúc. Nếu bạn chú ý thấy nhân viên nào đang không vui, hãy giúp đỡ họ.
- Trong khi những vấn đề cảm xúc định kì là một vấn đề hoàn toàn khác, những vấn đề cảm xúc thường ngày thì hoàn toàn bình thường.
- Nếu ai đó đang gặp phải vấn đề gì, hãy tiếp cận họ. Hãy xem xem liệu có gì bạn có thể giúp cho họ. Điều này không chỉ có ý nghĩa với bản thân người đó, mà nó còn giúp họ vượt qua được thử thách đang gặp phải và quay trở lại mức năng suất ban đầu.
Phương pháp 3: Khuyến khích và khen thưởng nhân viên
1. Tự hỏi xem điều gì sẽ khiến nhân viên của bạn hạnh phúc hơn
Mối quan hệ nguyên nhân – kết quả giữa hạnh phúc con người và khả năng làm việc luôn được thể hiện rõ. Nhân viên sẽ không chỉ trân trọng những thái độ tốt, mà họ sẽ còn sẵn sàng đưa ra những ý tưởng thực tiễn, mang năng suất cao.
- Cụ thể hơn, hãy thường xuyên hỏi nhân viên cấp dưới của bạn như “Có điều gì ở đây mà bạn cảm thấy có thể thay đổi để giúp bạn làm việc tốt hơn không?”
2. Thay đổi môi trường vật chất
Nếu có nhân viên than phiền về cơ sở vật chất, hãy cố gắng hết sức để đáp ứng ngay. Ví dụ như nếu có nhân viên cảm thấy quá lạnh hoặc không đủ ánh sáng trong văn phòng, hãy đưa ra những hiệu chỉnh cần thiết.
- Những thay đổi này có thể giúp ích về lâu dài, không chỉ giúp nhân viên thoải mái hơn, mà còn giúp họ cảm thấy như được lắng nghe.
3. Nâng cao sự tự tin của họ
Với cách nói chuyên nghiệp, điều trên nghĩa là khen thưởng nhân viên với những thứ giúp thỏa mãn cái tôi của họ. Thông thường, mọi người thích cảm giác được tôn trọng và trân quý, và họ sẽ sẵn sàng làm việc hăng say hơn khi họ cảm thấy những công sức bỏ ra được trân trọng. Bạn nên tôn trọng những nhân viên siêng năng nhất của bạn. Và hãy đảm bảo rằng họ biết điều đó.
- Từng nhân viên sẽ yêu thích sự khen thưởng khác nhau.
- Ví dụ, một số thích được khen thưởng công khai, trong khi số khác sẽ cảm thấy thoải mái hơn nếu bạn kêu họ riêng và nói “Alysha, tôi biết được rằng dạo này bạn đang làm rất tốt. Tôi muốn cho bạn biết rằng tôi rất cảm kích, và sự ảnh hưởng bạn mang lại rất có giá trị.”
4. Cho phép nhân viên có lịch trình linh hoạt
Một sự hiệu chỉnh bạn nên có để cải thiện năng suất chính là giảm bớt những yêu cầu về lịch trình. Những người có quyền quyết định khi nào làm việc có thể làm được số lượng công việc tương đương, thậm chí năng suất hơn so với lịch trình cũ.
- Điều quan trọng chính là đảm bảo rằng nhân viên của bạn làm tròn trách nhiệm. Nếu họ có thể làm tốt hơn dù lịch trình bị thay đổi chút ít thì vẫn rất tốt thôi.
- Ví dụ, đừng đòi hỏi mọi người phải đi làm mỗi ngày từ 8 giờ đến 5 giờ. Một số có thể có hẹn với bác sĩ vào buổi trưa, và sẽ làm việc ở nhà sau đó đến chiều.
- Việc tin tưởng nhân viên của bạn với quyền tự quản lý của họ có thể giúp họ năng suất hơn, và nó có thể cải thiện mối quan hệ giữa bạn với nhân viên.
