Cách xây dựng thành công một nhóm

0
321

Cho dù bạn là huấn luyện viên của một đội thể thao hay bạn quản lý một nhóm ở công ty, việc xây dựng nhóm một cách thành công đôi khi khá khó khăn. Hầu hết thành công của cả nhóm phụ thuộc vào khả năng dẫn dắt và quản lý hiệu quả của trưởng nhóm. Để có thể làm việc này, bạn cần những chiến thuật đúng đắn, và tính cách phù hợp cho công việc. Nếu may mắn, giả sử bạn chọn được thành viên phù hợp, bạn có thể xây dựng khả năng lãnh đạo của mình, và chủ động trong việc cải thiện nhóm một khi đã được hình thành, bạn có thể xây dựng được một nhóm thành công.

Phương thức 1: Chọn lựa thành viên

1. Hãy phỏng vấn thành viên trong nhóm

Hãy tìm hiểu từng người và gia cảnh của họ, kinh nghiệm và các khả năng của họ. Hãy cố gắng đánh giá tính khí của họ để bạn có cái nhìn tổng quan về con người họ. Hầu hết những khả năng của con người đều rất khác so với trên sách vở, vậy nên việc tạo ra một thử nghiệm ban đầu có thể sẽ giúp ích. Để có thể làm việc này, hãy có một nhóm các thành viên mà sau này có thể sẽ trong nhóm của bạn làm chung một dự án hoặc một công việc mà có liên quan mật thiết đến việc mà họ sẽ được làm nếu họ về sau có thể vào nhóm của bạn.

  • Bạn nên nhìn thấy được khả năng của họ và có thể cảm nhận được kinh nghiệm của họ mà không cần phải đề cập đến chúng.
  • Để có thể học thêm về kĩ năng phỏng vấn, truy cập  https://www.wikihow.com/Interview-Someone

2. Hãy chọn những thành viên có tương tác

Thành viên trong nhóm nên có khả năng hòa đồng và xây dựng được sự liên kết. Việc chọn một nhóm có tương tác tốt liên quan đến việc chọn những người có thể khen ngợi lẫn nhau. Đừng chọn các thành viên có chung điểm mạnh và điểm yếu. Trước khi chọn ai, hãy nghĩ đến việc sử dụng tài năng của thành viên trong nhóm để đạt được mục đích cuối cùng. Để đảm bảo rằng mọi người hòa hợp, hãy chọn những người có giá trị tương đồng và có cùng mục tiêu.

  • Ví dụ, nếu như bạn đang phát triển một ứng dụng, nhóm của bạn cần làm việc trong sự gắn kết để có thể đạt được mục đích cuối cùng. Lập trình viên cần phải làm việc với người thiết kế để các thiết kế của ứng dụng có thể đồng thời đáp ứng các nhu cầu thực thi khác.
  • Một tính cách khó chịu có thể hoãn đi tiến trình của cả nhóm và cản trở tiến bộ.
  • Thành viên trong nhóm nên thúc đẩy lẫn nhau để phát triển và xây dựng dựa trên thành công của những người khác

3. Chọn một nhóm đa dạng

Việc xây dựng một nhóm đa dạng cho phép nhóm có nhiều hướng nhìn mới và dẫn đến những ý tưởng mới mẻ độc lạ. Hãy đảm bảo rằng bạn chọn những người đến từ nhiều tầng lớp, sắc tộc, và có những tư tưởng khác nhau. Điều này sẽ giúp nhóm của bạn tiếp cận vấn đề từ các góc nhìn đa dạng và có thể đóng góp để dẫn đến thành công và sự cải tiến trong nhóm của bạn.

  • Việc có một nhóm đa dạng sẽ thúc đẩy tính sáng tạo và khả năng giải quyết vấn đề của nhóm.
  • Nhóm của bạn đồng thời có khả năng đạt được sự thống nhất thông qua các mâu thuẫn. Mâu thuẫn khiến cho các thành viên trong nhóm thách thức lẫn nhau, việc này mang đến nhiều góc nhìn cho những phương án khả thi, xóa đi cảm giác thờ ơ và khiến mọi người đầu tư, dẫn đến việc có những quyết định đúng đắn.

4. Chọn thành viên có khả năng hoàn thành công việc

Khi xây dựng một nhóm, bạn nên đảm bảo rằng các thành viên có kĩ năng và kinh nghiệm cần thiết đề hoàn thành trách nhiệm của họ. Hãy yêu cầu các thành viên có các thư giới thiệu và nói chuyện với các huấn luyện viên hoặc giám sát cũ. Hãy có một sự đánh giá toàn diện về khả năng của một người trước khi gia nhập họ vào nhóm.

  • Nếu các thành viên chủ chốt không có khả năng hoặc kinh nghiệm phù hợp, nó có thể cản trở một phần dự án của bạn, gây trì hoãn tiến độ.

5. Thiết lập các mục đích và giá trị gắn kết

Mặc dù việc có một nhóm đa dạng có thể dẫn đến thành công, một điều quan trọng là thành viên nhóm của bạn có thể nhất trí với mục đích và giá trị của cả nhóm. Khi các thành viên gia nhập nhóm, hãy thiết lập các mục tiêu và các giá trị. Hãy để các thành viên biết đích đến của công việc họ đang làm, những kết quả có thể xảy ra là gì, và cách làm việc nhóm nào có thể dẫn đến những mục tiêu đó.

  • Một nhóm mà không có một mục tiêu được xác định thì có thể làm việc trái ngược nhau và trì hoãn tiến độ.
  • Một số ví dụ cho các mục tiêu chung của cả nhóm là: trở nên năng suất hơn trong quý này so với quý trước, thắng một cuộc thi, hoặc chiến thắng một giải đấu quan trọng.
  • Một số ví dụ cho giá trị của nhóm bao gồm tính tin cậy, sự lạc quan, minh bạch, hợp tác và khoan dung.

6. Chỉ định vai trò và sự mong đợi

Mỗi thành viên nên liên tục cố gắng hoàn thành mục tiêu chung của cả nhóm, nhưng đồng thời cũng nên tập trung vào một phần việc nhất định của dự án. Mặc dù những vị trí đã được chỉ định nên được rõ ràng, một điều quan trọng không kém là cho phép các thành viên phát triển trong vị trí được phân công của mình. Đôi khi các nhiệm vụ và trách nhiệm có thể được sáp nhập hoặc chuyển đổi cho thành viên có khả năng hơn của nhóm. Điều này cần sự chú ý kĩ cho việc phát triển cho kĩ năng của từng thành viên.

  • Trong một đội thể thao, điều này nghĩa là chỉ định cho ai ở vị trí tấn công hay phòng thủ và thành viên nào giữ vị trí nào trong nhóm.
  • Bạn nên cần thay đổi các vai trò hoặc giúp giữ một vai trò trong nhóm.
  • Khi thuyên chuyển ai ra khỏi vị trí hiện tại của họ vào một vai trò khác, bạn có thể nói như sau: ”Bạn đang làm công việc khá ổn, nhưng tôi nghĩ bạn sẽ giỏi code hơn là design. Tôi đang chuyển bạn qua nhóm của Eric bởi vì tôi nghĩ bạn phù hợp ở đấy hơn. Bạn nghĩ sao?

Phương thức 2: Trở thành một lãnh đạo có hiệu quả

1. Xác định điểm mạnh và điểm yếu của bạn

 

Việc trở thành một lãnh đạo giỏi nghĩa là nhận ra đâu là nơi bạn phát huy tốt nhất và đâu bạn cần cải thiện. Ví dụ, bạn có thể xuất sắc trong việc hối thúc deadlines và tạo động lực cho nhóm, nhưng lại kém trong khoản tạo kế hoạch chiến lược. Hãy cố gắng từng ngày để khắc phục những thứ bạn còn yếu.

  • Hãy nói chuyện với các thành viên chính trong nhóm hoặc lãnh đạo của nhóm để nhận được đánh giá chân thành về khả năng lãnh đạo của bạn. Họ có thể thấy được những vấn đề trong cách bạn điều hành mà bạn không nhận ra được. Đây được gọi là sự phản hồi có tham gia.
  • Ví dụ, nếu như điểm yếu của bạn là sắp xếp, hãy dành ra ít nhất một tiếng mỗi ngày để sắp xếp lại không gian làm việc.
  • Nếu bạn yếu trong giao tiếp và truyền động lực, hãy tìm những buổi hội thảo có thể giúp bạn hoặc nói chuyện với các lãnh đạo và trưởng nhóm khác để tham khảo phương thức
  • Nếu như dự án của nhóm đang tuột dốc hoặc nhóm của bạn đang tuột dốc, bạn nên lùi lại một bước, và tự đánh giá xem liệu bạn có là một lãnh đạo tốt chưa.

2. Xây dựng sự tôn trọng và tin tưởng trong nhóm

Việc trở thành người lãnh đạo không có nghĩa là tất cả mọi thành viên đều ngay lập tức thích hoặc tôn trọng bạn. Qua thời gian, bạn mới có thể chiếm được lòng tin và ngưỡng mộ của họ qua kiến thức, kinh nghiệm, và khả năng thu xếp các mâu thuẫn trong nhóm. Nhận được sự tôn trọng của mọi người bằng việc thể hiện giá trị và chuyên môn của bạn. Giải quyết các vấn đề nhanh gọn và am hiểu về mọi mặt về các việc mà nhóm đang làm.

  • Một trưởng nhóm tốt sẽ giúp lấp đầy các khoảng trống khi nhóm đang bị tuột lại.
  • Hãy đảm bảo nêu gương tốt cho cả nhóm. Nếu bạn có những thói xấu, sẽ có một tỉ lệ cao rằng nhóm của bạn sẽ bắt chước hành vi của bạn.

3.  Cải thiện kĩ năng giao tiếp của bạn

Với tư cách là trưởng nhóm, bạn cần phải giao tiếp với từng thành viên một cách hiệu quả và rõ ràng. Khuyến khích sự minh bạch, để qua đó, thành viên trong nhóm sẽ thành thật, và sẽ chủ động lắng nghe. Hãy dừng lại và thật sự lắng nghe những điều mà họ muốn nói. Họ có thể đang chỉ ra điều mà bạn đã bỏ qua hoặc họ có thể giúp nhận ra vấn đề qua góc nhìn của họ.

  • Sử dụng sự im lặng như một công cụ giao tiếp sẽ thường xuyên giúp các thành viên biểu lộ nhiều hơn dự định ban đầu của họ về cảm xúc của họ. Thay vì nói chuyện, hãy im lặng và xem họ muốn nói gì.
  • Ghi nhận những gì thành viên trong nhóm nói với bạn và nghĩ những giải pháp cho các vấn đề hoặc các nhận xét của họ.
  • Trò chuyện với mọi người trong nhóm của bạn và giữ mối liên lạc thường xuyên
  • Tìm hiểu về các thói quen và xu hướng của các thành viên để bạn có thể dùng chúng như một lợi thế của nhóm.
  • Hiểu biết về các thành viên trong nhóm cũng có thể giúp bạn định hướng phát triển cho họ.

4. Đặt ra những kì vọng rõ ràng

Nhóm của bạn nên biết về những kì vọng được đặt lên họ, để có thể trở nên năng suất và làm việc để đạt được mục đích. Trước khi bạn cho phép nhóm của bạn bắt đầu công việc hoặc luyện tập, tập trung họ lại và nói họ những gì bạn kì vọng về họ. Bạn cũng cần phải đề ra những mong đợi cho các hành vi và giá trị trong nhóm.

  • Ví dụ, nếu bạn đang dẫn dắt một nhóm bán hàng, bạn có thể nói như sau: “Tất cả chúng ta đều muốn bán được hàng, và điều quan trọng là phải được hạn ngạch, tuy nhiên, chúng ta cũng cần phải duy trì sự chính trực. Đừng bao giờ nói dối hay lường gạt khách hàng, thay vào đó, hãy thuyết phục họ mua sản phẩm của chúng ta”.

Phương thức 3: Cải tiến nhóm

1. Sử dụng các bài tập xây dựng nhóm

 

Các bài tập xây dựng nhóm có thể giúp cải thiện sự giao tiếp giữa các thành viên và giúp củng cố các mối quan hệ trong nhóm. Áp dụng các bài tập này nếu như bạn thấy nhóm đang trong tình trạng xung đột kéo dài không năng suất. Hãy đảm bảo rằng các bài tập nhóm này không mang tính cạnh tranh, và giúp nhóm thống nhất hơn. Hơn nữa, hãy đảm bảo rằng bạn cho các bài tập này vào hàng tuần hoặc hàng tháng để đạt được hiệu quả tốt nhất.

  • Một ví dụ của bài tập xây dựng nhóm là vẽ đối lưng. Hai thành viên sẽ đứng đối lưng nhau và một người sẽ diễn tả một bức hình và người kia phải vẽ lại nó mà không được nhìn thấy bức tranh. Điều này sẽ giúp các thành viên làm việc chung với nhau để giải quyết vấn đề.

2. Khuyến khích nhóm giải quyết vấn đề trong nội bộ

 

Khi các thành viên tìm đến cấp trên về một vấn đề hoặc mâu thuẫn, điều này có thể dẫn đến sự không tin tưởng trong nhóm. Thay vì khiến mâu thuẫn leo thang, hãy khuyến khích nhóm giao tiếp với nhau và tự giải quyết vấn đề. Nếu một thành viên trong nhóm tìm gặp bạn với một trở ngại, hãy gợi ý họ nói chuyện với người mà họ đang gặp mâu thuẫn với. Khi mâu thuẫn nảy sinh và nó không bị chuyển thành hành vi phá hoại, thì nó được coi là sự bất hòa mang tính xây dựng và có thể thật sự giúp ích cho nhóm.

  • Bạn có thể nói như thế này: “Eric, tôi cảm kích việc bạn có thể nói về việc này với tôi, nhưng bạn nên nói chuyện với Sharon trước. Tôi chắc rằng cô ấy có một lời giải thích xác đáng cho những hành động của cô ấy”.
  • Nếu như có sự không đồng tình giữa các thành viên, sẽ tốt hơn để tạm ngưng các thứ và tìm hiểu ngọn nguồn của xung đột trước khi nó trở nên quá cảm xúc hoặc cá nhân.

3. Hãy có các buổi họp nhóm hàng tuần

Nếu như việc có quá nhiều buổi họp sẽ tốn kém thời gian và tiền bạc vô ích, thì các buổi họp hàng tuần có thể mang cả nhóm lại gần nhau hơn. Đây là trường hợp đặc biệt nếu như công việc của mọi người khác nhu và các thành viên không tương tác thường xuyên. Để có một buổi họp có hiệu quả, hãy đảm bảo rằng bạn tạo trước một bảng các nội dung mà bạn sẽ nói. Hạn chế thời lượng của phiên họp vừa đủ để bao hàm các yếu tố cần thiết, và luôn khiến họ hướng đến mục tiêu.

  • Đừng đi quá sâu vào vào những chi tiết quá nhỏ hoặc những thứ không cần thiết
  • Nếu như bạn cần nói với một thành viên về một vấn đề cụ thể, hãy nói riêng sau khi kết thúc buổi họp

4. Hãy giám sát những thành viên có biểu hiện chưa tốt

Hãy nói chuyện riêng với các nhân viên làm việc chưa hiệu quả về hiệu suất của họ. Dấu hiệu của một trưởng nhóm tốt là khả năng nhận định vấn đề trong thói quen làm việc của người khác và đưa ra các biện pháp giải quyết giúp họ tốt hơn. Thay vì tách họ ra khỏi nhóm, hãy giải thích cho họ về các mặt mà bạn cho rằng họ làm chưa tốt, và nghĩ ra các phương thức và chiến thuật giúp cải thiện hiệu suất của họ. Hãy hỏi các thành viên liệu họ đã hiểu rõ những gì bạn truyền đạt và sau đó hãy củng cố họ một cách tích cực về những điều mà họ đã hoàn thành tốt.

  • Tập trung vào những lĩnh vực mà người đó chưa hoàn thành tốt, không phải là tính cách hay cá tính của họ.
  • Bạn có thể nói như sau: “Jerry, tôi muốn nói với bạn về doanh số bán hàng của bạn. Bạn không đạt được hạn ngạch trong 2 tuần qua, vậy nên tôi lo rằng bạn đang không làm việc đủ hiệu quả như khả năng của bạn. Tôi đã xem danh sách cuộc gọi và nhận thấy rằng bạn đã không gọi đủ số lượng cuộc gọi nên có trong một ngày, điều mà có thể giải thích cho việc doanh thu của bạn giảm. Bạn có nghĩ rằng đây chính là vấn đề không?”.

5. Loại bỏ các thành viên vi phạm nguyên tắc hoặc hoạt động kém hiệu quả

Hành vi sai trái nghiêm trọng như quấy rối, tấn công hoặc trộm cắp nên là cơ sở để loại bỏ ngay. Những người hoạt động kém hiệu quả cũng nên bị loại nếu như hành vi ấy liên tục và không có dấu hiệu cải thiện. Có một thành viên kém hiệu quả có thể cản trở cả nhóm đạt được mục tiêu và sẽ gây ảnh hưởng đến toàn bộ nhóm. Hãy ngồi nói chuyện riêng tư với họ về hiệu suất của họ.

  • Tập trung vào sự thực và năng suất công việc thấp của họ chứ không mang tính cá nhân hoặc thói quen riêng tư của họ.
  • Bạn có nói rằng: “John, có một số phàn nàn từ phía khách hàng về thái độ của bạn. Chúng ta đã từng nói về vấn đề này một vài lần rồi, nhưng tôi không hề thấy sự cải thiện. Thật đáng tiệc, nhưng tôi phải để bạn rời đi, vì việc này đang bắt đầu ảnh hưởng đến các nhân viên còn lại”.
  • Trước khi miễn nhiệm ai, hãy đảm bảo rằng bạn đã đọc về luật của nhóm hoặc các nguyên tắc để bạn làm theo đúng quy trình.
  • Một số công ty yêu cầu bản thảo hoặc giấy tờ cảnh cáo trước khi miễn nhiệm bất kì ai
  • Nếu vị trí của bạn không thể miễn nhiệm người khác được, hãy nói với cấp trên về các hành vi sai trái hoặc làm việc không đạt hiệu suất.
  • Đảm bảo rằng trước khi bạn bãi bỏ ai khỏi nhóm, bạn đã có một cuộc nói chuyện với họ và cho phép họ phát triển và cải thiện.

https://www.wikihow.com/Build-a-Successful-Team

 

 

Comments

comments